Перед любой IT-компанией возникает необходимость проведения предпроектного обследования при автоматизации бизнес-процессов Клиента.
Обычно, это вызывает ряд взаимосвязанных вопросов у последнего:
- Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту?
- Какие цели и задачи у предпроектного обследования?
- Какой будет результат?
- Стоимость обследования?
- Какая эффективность у такого обследования и окупится ли оно?
Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой IT-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. От правильной организации и проведения этого этапа зависит успех всего проекта.
Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту?
Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества компании-заказчика. Если хотите сохранить эти преимущества, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно проводить предпроектное обследование.
Причин, по которым необходимо обследование, много. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее и пр. Проще говоря, обследование надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.
Какие цели и задачи у предпроектного обследования?
В ходе предпроектного обследования заказчик может:
-
Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальную картину с представляемой
-
Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из IT-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях
-
Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика
-
Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию
-
Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов
-
Оценить технические и кадровые ресурсы, которые будут нужны на этапе внедрения системы. Спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета
-
Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы
-
Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами
-
Получить более точную оценку экономического эффекта и возврата инвестиций
Основные задачи предпроектного обследования:
-
Изучение бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хочет решить с помощью системы автоматизации
-
Выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика, которые необходимо сохранить при автоматизации
-
Расчет окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом полученных данных
-
Составление рекомендаций по выбору методов реализации проекта
Каждая компания сможет добавить задачи, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но получение ответов на вопросы выше делает предпроектное обследование уже достаточно эффективным.
Какой будет результат?
Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем.
Структура итогового отчета:
-
Организационная структура предприятия
-
Описание существующей автоматизированной системы
-
Расширенное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия
-
Цели и задачи новой системы автоматизации
-
Варианты выбора программного продукта
-
Варианты внедрения
-
Определение порядка проведения работ по автоматизации
-
Календарный план-график работ
-
Ориентировочная стоимость внедрения
Стоимость обследования?
Ответ на этот вопрос зависит от целей обследования. Если целью является экспресс-обследование с помощью заполнения заказчиком опросного листа, тогда это бесплатно.
Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, то потребуется задействование значительных ресурсов IT-компании и стоимость будет рассчитана индивидуально. Настоящее предпроектное обследование является полноценной услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы Клиента.
Какая эффективность у такого обследования и окупится ли оно?
Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования является одним из сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта от услуги рассмотрим потенциальные каналы экономии:
1. Экономия людских ресурсов и времени:
-
При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию
-
На этапе интеграции системы в IT-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии IT-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения
-
Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика
-
За счет предварительной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации последствий
Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.
2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:
-
За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами
-
Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости
3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика
4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого
Подводим итоги
Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости из-за организационных и технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты заканчиваются неудачей. Согласно последним исследованиям, почти 1/3 из 2500 IT-проектов оказались не просто не успешными, а вообще не были завершены.
Заполните заявку на экспресс-расчет стоимости внедрения 1С:ERP АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!
Заполнить анкету