Бывают случаи неудачной автоматизации предприятий. Прежде, чем приступить к этому трудоемкому и дорогостоящему процессу, нужно понять, зачем вообще нужна автоматизация и какие проблемы предполагается решить с ее помощью.
Этапы автоматизации предприятия:
1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр
2. Определение фактических потребностей в автоматизации
3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта
4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию
Бизнес-процесс - это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой с помощью управляющего воздействия ресурсов входы процесса преобразуются в выходы - результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.
Бизнес-процесс с точки зрения ИТ - это устойчивый информационный процесс, относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих бизнес-цели в информационной системе компании.
С помощью автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Современное управление трудно представить без информационных систем, но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.
Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную невозможно, то автоматизация - это выход. Если нужной информации нет, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления и никакая автоматизация не поможет.
Первоначально руководитель должен оценить положение вещей в компании и понять, сможет ли автоматизация решить проблемы
Автоматизация бизнес-процессов решает задачи:
· Увеличение скорости обработки информации компании (к примеру, ускоренное прохождение заявки от отдела продаж до склада)
· Увеличение прозрачности бизнеса (к примеру, можно оперативность просмотра задолженности контрагентов)
· Контроль над объемами информации (к примеру, клиенты могут сами вносить заявки через интернет)
· Согласование действий (к примеру, уже зарезервированный товар для одного клиента, не уйдет к другому)
· Повышение технологичности бизнеса (к примеру, цены и налоги считаются автоматически)
На решение других задач, таких как увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития, автоматизация не влияет.
Автоматизация необходима при:
· переориентации на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение)
· проведении реформ или изменении принципов управления
· неспособности старой системы автоматизации удовлетворить потребности предприятия
· подготовке фирмы к продаже (автоматизация увеличит ее рыночную стоимость)
Нужно четко определить, какой участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Небольшим компаниям сделать это проще, чем корпорациям. Им нужно проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Это подразделения, занимающиеся бухгалтерским и налоговым учетом, отвечающие за движение товарно-материальных ценностей и прочие. Существуют процессы, которые требуют обязательной автоматизации: бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют в первую очередь для повышения их эффективности.
Чтобы выяснить, что автоматизировать нужно понять, что не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства могут быть время выполнения процесса, его стоимость, качество, количество ошибок и сбоев. Да, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом оставляет желать лучшего, а время их выполнения затягивается на недели. Ошибок при таком планировании возникает много, а финансовые расходы оказываются неоправданно большими.
После этого можно переходить к выбору автоматизированной системы
Предпочтение отдают той программе, которая лучше подходит под технические требования и не станет препятствием для дальнейшего информационного роста. Готовой системы, которая была бы способна на 100% удовлетворить потребности компании, нет. Поэтому нужно выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.
Все системы автоматизации делятся на два класса: жесткие, с набором типовых настроек и гибкие, с возможностью изменять их функции (1C).
Чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна, стоит понять, как будет меняться бизнес-процессы предприятия в ближайшие 2-4 года.
Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно применять жесткие системы. Данные системы популярны на западе. Это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать под свои нужды.
___
Для того, чтобы вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности, необходимо получить достоверное представление о том, что в ней происходит. И внедрять тот продукт, который подходит именно вашей компании, чтобы минимизировать риски неудачной автоматизации
Бесплатная помощь в выборе ERP-системы для автоматизации Вашего предприятия по телефону +7 495 647 02 32 или почте [email protected]