Внедрение 1С:ERP своими силами

Внедрение 1С:ERP своими силами

Как рассчитать бюджет ERP-проекта и сэкономить на его внедрении? О новых технологиях, позволяющих в разы снизить стоимость проектов, рассказывает Роман Владимирович Неверов, директор компании «1С-Фабрика проектов ERP».  

Проекты внедрения ERP, безусловно, относятся к категории сложных и затяжных, что, как следствие, сказывается на их стоимости, которая может достигать пятидесяти, семидесяти, а то и ста миллионов. В чем причина такого ценового диапазона?

Стоимость ERP-проектов – уравнение со множеством известных.

Согласно мировой статистике, применение традиционных подходов к выполнению проектов позволяет успешно завершить только 16% них. Связано это с тем, что процесс создания индивидуального программного продукта, который планируется в дальнейшем внедрять на конкретном предприятии, очень непредсказуем. Чтобы компенсировать эти риски, подрядчики вынуждены закладывать увеличенную стоимость, так как каждый успешный проект должен окупить предшествующие неудачи.

Подобная статистика привела нас к поиску альтернативных решений, которые смогли бы увеличить процент успеха до 80-90%. При этом стоимость проектов должна была соответствовать запросам массового рынка и варьироваться в пределах 8-12 миллионов. 

• сложные проекты, требующие глобальной кастомизации и проработки, занимающие несколько лет, бюджет которых начинается от 50 миллионов и выше;
• проекты, рассчитанные на 6-12 месяцев, уходящие от сложных дорогостоящих схем.

Внедрение, ориентированное на второй тип, требует достижения определенных компромиссов между заказчиком и подрядчиком, которые заключаются в следующем:

• За основу берется типовой программный продукт, созданный на базе лучших практик и опыта внедрения, и под него меняются бизнес-процессы предприятия-заказчика.
• Внедрение осуществляется с максимальной долей задействованности ИТ-служб заказчика, так называемое «внедрение собственными силами». Для успешного осуществления проекта мы предоставляем два главных инструмента: непосредственно сам типовой программный продукт с зашитой методологией внедрения, а также коробку с эталонным набором сценариев внедрения (карты памяти). Все это позволяет заказчику эффективно управлять проектом.
  

Новые технологии не только снижают стоимость внедрения, но и позволяют получить плановую экономику проекта. Заказчик может рассчитать стоимость системы с помощью удобного калькулятора. Смысл его действия заключен в том, что на этапе формулирования требований к системе просматривается весь перечень промежуточных очередей и принимается решение, какие необходимо оставить, а какими можно пожертвовать. Добавление или удаление этих шагов моментально отражается на финальной стоимости.

В том числе, ряд очередей связан с возможными рисками, в которые входят факторы, возникающие на стороне заказчика и радикально влияющие на стоимость проекта. Если принимается решение включить эти риски в бюджет проекта, то к финальной стоимости добавляется стоимость инструментов, которые позволят при необходимости нивелировать влияние этих рисков на ход внедрения. Для принятия взвешенного решения мы даем подробное разъяснение по каждому риску и тем потерям, к которым он может привести. Сравнивая страховку от данного риска со стоимостью его последствий, заказчик принимает решение – закладывать его в бюджет или нет.

---

Проект состоит из 4 основных этапов:

Первый этап – «Определение проекта»

В самом начале лежит оценка будущего внедрения: бюджет, сроки, а также окупаемость. На этом этапе проектная группа должна сформулировать свои требования к информационной системе, т.е. определить список задач, которые требуется решить. Также необходимо выстроить проектное управление, т.е. определить иерархию проекта, найти спонсора, руководителя проекта. Заказчику стоит понимать, что, независимо от вкладываемого бюджета, внедрение ERP не проходит без его участия. Исходя из финансовых возможностей, предприятие может либо временно доукомплектовать штат, набрав недостающие позиции со стороны, либо максимально задействовать свои человеческие ресурсы. Привлекая сторонних специалистов, необходимо учитывать, что они могут не знать всех тонкостей бизнеса, а значит готовая система может не соответствовать индивидуальным задачам конкретного предприятия.

Контроль выполнения должен быть возложен на внутренний топ-менеджмент, т.к. решения, принимаемые в процессе внедрения ERP-системы, пронизывают всю структуру предприятия. Выбирая руководителя проекта, не стоит ориентироваться на его ИТ-грамотность, это должен быть человек наделенный властью выстраивать работу сотрудников любых уровней, а также обладающий отличным пониманием сути всех бизнес-процессов. Недостающие знания в области ИТ компенсируются за счет помощи с нашей стороны.

Следующий шаг – поиск ключевых пользователей. К этой категории относятся самые важные и полезные сотрудники, которые могут от лица компании сформулировать требования к будущей системе, а также принять непосредственное участие в дальнейшем ее создании.

Итак, результатом должны стать: сформулированные требования, экономика проекта, план-график работ, документация, которая формируется на базе шаблонов, предоставляемых с нашей стороны.

На этом завершается первый этап – «Определение проекта».

Второй этап – «Функциональное моделирование»

Цель данного этапа – сделать прототип будущей информационной системы при ежедневном участии ключевых пользователей. Другими словами, по результатам данного этапа должен родиться реально работающий программный продукт, который будет содержать в себе все требования, заявленные на первом этапе. Ключевые пользователи не только участвуют в создании системы, но и параллельно учатся работать в ней.

Суть моделирования заключена в выполнении настроек, осуществляемых исключительно типовым способом, не затрагивающим структуру системы. Прототип является контрольным примером, охватывающим все бизнес-процессы предприятия. На ограниченном наборе данных в него вбиты все виды деятельности, осуществляемые заказчиком.

Созданная модель оценивается ключевыми пользователями, которые подтверждают, что их участок работает, и система полностью удовлетворяет заявленным требованиям. На этом этапе могут быть выявлены участки, которые невозможно автоматизировать на базе типового функционала системы. Далее, в зависимости от их принципиальной важности, они либо попадают в список задач, требующих доработки, либо исключаются. ERP является мощной сбалансированной системой, поэтому, как правило, число таких доработок не превышает пяти. В основном, они не затрагивают структуру системы. По результатам определения дополнительных задач пишутся небольшие технические задания, реализация которых возложена на третий этап проекта.

Также результатом второго этапа становится полноценная настроенная база данных.

Завершая этап «Функционального моделирования», необходимо зафиксировать в документации все изменения. С нашей стороны предоставляются необходимые шаблоны проектной документации, в которые заказчик вносит все преобразования, связанные именно с его системой.

Третий этап – «Реализация требований»

Задача данного этапа – сделать из прототипа полноценный программный продукт. Необходимо растиражировать созданную систему, подготовить ее к опытной эксплуатации, убедиться, что не только ключевые пользователи, участвовавшие в создании продукта, но и весь коллектив предприятия может работать с системой. На этот этап приходятся все доработки, по которым были написаны технические задания. Здесь же осуществляется миграция данных, перенос справочников.

Заключительный этап – «Опытная эксплуатация»

Проектная группа должна убедиться, что все участки системы функционируют должным образом. Использование продукта переходит в реальный рабочий режим, позволяющий выявить недочеты и устранить их.

Таким образом, внедрение проекта состоит из четырех основных этапов, которые ведет проектная группа, следуя от одной очереди к другой и фиксируя результаты по итогам завершения каждого шага. После прохождения всех этапов система сдается в промышленную эксплуатацию.

Сценарии внедрения, помощь в формировании экономики проекта, шаблонная документация, созданная на базе реального опыта других проектных групп, помощь на каждом этапе реализации, обучающие видео, – все это помогает заказчику успешно завершить внедрение собственными силами. При возникновении дефицита квалифицированных кадров, мы предоставляем заказчику поддержку. На базе нашей компании создан проектный офис, который одновременно может вести до 75 проектов с различной долей участия в них.

Кроме того, у нас есть возможность осуществлять удаленную поддержку
внедрения, что позволяет снизить стоимость проектов для заказчиков,
находящихся в отдаленных регионах.